Noen savner kanskje det gode, gamle "papir-samfunnet", med julekort og postkort og brev i postkassa. Ikke arkivtjenesten i Midtre Gauldal kommune.

I kommunen har vi digitale arkiver og digitale postmottak. Det gjør at vi kan gjenbruke data, og slipper å taste inn absolutt alle opplysninger vi må ha med når vi registrerer, journalfører, post og driver saksbehandling. Papirpost som må skannes inn og registreres manuelt inn i sak- og arkivsystemet blir det mindre og mindre av. En annen gevinst er at vi alle slipper å springe borti arkivskapet nede i gangen når vi har bruk for ei saksmappe - alt ligger på "skjermen".

Vi kan også raskt ta ut rapporter som kan gi oss forskjellig informasjon.

Her er noen tall fra 2023 som sier noe om aktiviteten på rådhuset og på kontorene ute i skoler og barnehager.

• Det ble skrevet 268 saksframlegg for politisk behandling.
• Saksbehandlerne fattet 886 enkeltvedtak.
• I alt ble det skrevet 6054 utgående brev.
• 8173 forsendelser kom inn.
• Det ble opprettet 4597 nye saker.
• Av disse var 243 byggesaker.
• Det ble gjennomført 60 ansettelsessaker.

I alt vokste Midtre Gauldal kommunes arkiv med 32 937 nye dokumenter med varierende sideantall. Vi er glade for at ikke alt det er på papir, og veldig glade for at de ikke må ordnes og arkiveres i papirarkiver.

Til sammenligning - 2021

Tallene for 2021 viser at saks- og dokumentmengden vokser med åra:

• Saksfremlegg - 273
• Utgående post - 4715
• Inngående - 9407
• Antall nye saker - 3732
• Byggesaker - 217
• Ansettelser - 62
• Dokumenter i alt - 27 867

Under her ser du hvor mange journalposter (inn- og utgående brev, notater og saksframlegg) som ble registrert på hver av enhetene i 2023.

Vi må legge til at disse tallene ikke gir hele bildet. Alle dokumenter og saker knyttet enkeltpersoner med tjenester fra blant annet forvaltningskontoret for pleie- og omsorgstjenester, barnevern, PP-tjeneste, helsestasjon og NAV, behandles i egne fagsystemer og er ikke regnet med over.